ফ্যাক্টরি প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন অডিটের বিস্তারিত

আজকে আমরা একটা স্পেশাল অডিট সম্পর্কে জানবো। অডিটের নাম প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন (Factory Product Readiness Validation)।

স্পেশালি ওয়ালমার্ট প্রোডাক্টের জন্য এই ফ্যাক্টরী প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন অডিট টি সম্পন্ন করা হয়ে থাকে। কারখানায় যে প্রোডাক্ট গুলি চলছে সেগুলি যে ঠিকমত কারখানায় উৎপাদন হচ্ছে কিনা  বা পরবরতী যে অর্ডারগুলি কারখানা গ্রহণ করতে চলেছে সেগুলি ঠিকমত উৎপাদন করার জন্য কারখানা কি প্রস্তুত ইত্যাদি বিষয়গুলি নিশ্চিত করার জন্য বায়ার তৃতীয় পক্ষ (3rd Party Audit firm) এর মাধ্যমে সাধারণত এই অডিটটি সম্পন্ন করে থাকেন।

থার্ড পার্টি অডিট টিম বায়ারের পক্ষে কারখানার যাবতীয় Facility , Capability , Internal Documentation , Mass Balance Sheet ইত্যাদি তাদের চেকলিস্ট অনুযায়ী চেক করে রিপোর্ট তৈরী করে সরাসরি বায়ারের কাছে রিপোর্ট করে। এরপর বায়ার প্রয়োজনে এই রিপোর্ট কারখানার সাথে শেয়ার করতেও পারেন নাও পারেন।

এখানে যে চেকলিস্টগুলি দেখানো হয়েছে সরাসরি ফ্যাক্টরী প্রোডাকশন রেডিনেস ভ্যালিডেশন এর চেকলিস্ট নয়। তবে এই অডিট সম্পন্ন করার সময় যে নোট তৈরী করা হয়েছিল সেটা এখানে শেয়ার করছি।

কারখানায় প্রধান বায়ারগুলির নাম ও লিস্ট ( Main Buyer name list)

কারখানায় যতগুলো ছোট-বড় বিভিন্ন বায়ার এর কাজ চলে তার মধ্যে সবচেয়ে বড় বায়ার গুলির নামের  ও লিস্ট সর্বপ্রথম অডিটর দেখতে চায়। তাই এই অডিট সম্পন্ন করার আগে বায়ারের নামের লিস্ট এবং তাদের মোট ক্যাপাসিটির মধ্যে কত শতাংশ সেই বায়ারগুলির দখলে আছে সেই রিপোর্ট তাদের জন্য রেডি রাখতে হবে।

পি.ও কোয়ান্টিটি ( Total PO Quantity )

এই মুহূর্তে কারখানায় ওয়ালমার্ট এর জন্য যতগুলো চলছে তার মোট কোয়ান্টিটি সমেত লিস্ট অডিটর এর প্রয়োজন হবে।

ফেব্রিক বুকিং লিস্টঃ Booking List ( style wise)

গার্মেন্টস তৈরীর জন্য কতটুকি ফেব্রিক লাগবে সেটা মিল কারখানা উৎপাদনের জন্য ফেব্রিক বুকিং দেওয়া হয়। ওয়ালমার্ট দেখবে আপনি আপনার কারখানায় উৎপাদনের কতদিন আগে ফেব্রিক বুকিং করেছিলেন এবং কোন পি.ও এর বিপরীতে কতটুকু দরকার ছিল আর আপনি কতটুকু কত দিন আগে বুকিং দিয়েছিলেন।

বুকিং কৃত ফেব্রিক এবং ফেব্রিকের কোয়ান্টিটি, অর্ডার কোয়ান্টিটি ইত্যাদি ডেটা চেক করবে। এই জন্যে ফেব্রিক বুকিং প্রয়োজন হবে।

মোট প্রোডাকশন ক্যাপাসিটি কত? Total Production Capacity

প্রোডাকশন ক্যাপাসিটি কত সেটা ফ্লোর ভিত্তিক একটা ডেটা লিস্ট অডিটরের কাছে শেয়ার করতে হবে। ডকুমেন্ট শেয়ার করার সময় সেখানে হেড অব ফ্যাক্টরি এর স্বাক্ষর ও কোম্পানির সিল থাকতে হবে।

Working Hours 

ওয়ার্কিং আওয়ার বা কর্ম ঘন্টা কত বা সর্বোচ্চ কত ঘন্টা পর্যন্ত কোম্পানি কর্মীদের রাখে তার একটা লিখিত রেকর্ড থাকতে হবে। এখানে উল্লেখ করতে হবে শুক্রবা বা সাধারণ কর্ম ঘন্টার অতিরিক্ত ডিউটি করানো হলে সেক্ষেত্রে কি ডবল পেমেন্ট করা হয় কিনা। এবং কোন কর্মী অতিরিক্ত কাজে আগ্রহ প্রকাশ না করলে সেক্ষেত্রে কোম্পানি জোর করে তাকে ডিউটি করানো হয় কিনা।

International Certificate (If any) 

কোম্পানির যদি কোন ইন্টারন্যাশনাল সার্টিফিকেশন থাকে যেমন আই এস ও (ISO), গটস (GOTS ) ইত্যাদি। তাহলে সেই সকল সার্টিফিকেট নাম, নম্বর ও সার্টিফিকেট অডিটর দেখতে চাইবে।

Factory Fire License 

ফায়ার লাইসেন্স আছে কিনা তার সার্টিফিকেট দেখতে চাইবে। এটা নিশ্চিত করে যে ফ্যাক্টরীতে জান-মালের হেফাজতের জন্য প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়ার মত ইকুপমেন্ট / সরঞ্জাম আছে এবং নিয়মিত সেই সকল সরঞ্জামের তদারকি করা হয় ফলে কোম্পানি যেকোন আগুন সংক্রান্ত জরুরী মূহুর্তে কি করণীয় থাকতে পারে সে সম্পর্কে পদক্ষেপ নিতে সক্ষম।

Factory Incorporation Certificate 

এটা ফ্যাক্টরীর ব্যবসায়িক লাইসেন্স বা ট্রেড লাইসেন্স আরকি। ব্যবসা করতে হলে সরকার থেকে যে লাইসেন্স নেওয়া হয় এবং সেটা যে নিয়মিত নবায়ন করা হয় সেই কপি দেখাতে হবে।

Machine list ( Total Machine Quantity & Walmart line’s machines Quantity)  

গার্মেন্টস কারখানায় সর্বমোট কতটি মেশিন রয়েছে তার একটা লিস্ট অডিটর এর কাছে সাবমিট করতে হয়। একইসাথে ওয়াল-মার্ট যেসব লাইনে চলছে সেই লাইনগুলোতে কতগুলো মেশিন ব্যবহার করা হচ্ছে সেগুলো লিস্ট এর মধ্যে মেনশন করে দিতে হবে।

মেনটেনেন্স টিম যখন মেশিন লিস্ট অডিটের কাছে সাবমিট করবে তখন সেখানে প্রতিটি প্রতিটি লাইন এর জন্য যে মেশিন গুলো ব্যবহার করা হচ্ছে সেই মেশিন গুলার সংখ্যা, মেশিনের টাইপ, মেশিনের ব্র্যান্ড ইত্যাদি ইনফরমেশনগুলো সংযুক্ত করতে হবে।

Total Skilled Workers list ( Helpers,  Operators & QC)

কারখানায় সর্বমোট কতজন ওয়ার্কার আছে তার সংখ্যা অডিটর কে জানাতে হবে। এবং এর মধ্যে কতজন ইসকিল দরকার আছে সেই সংখ্যা ও জানাতে হবে।

এখানে একটি বিষয় উল্লেখ্য যে শুধু ওয়ার্কার এবং ইসকিল ওয়ার্কার এর মধ্যে একটু তফাৎ আছে। সরকার বলছে যারা কোম্পানিতে নিয়োগ হয়েছে তারা। স্কিল যাদের যোগ্যতা এবং দক্ষতা অনুযায়ী যথোপযুক্ত আছে এটা ফ্যাক্টরি ইন্ডাস্ট্রিয়াল ইঞ্জিনিয়ারিং দ্বারা পরীক্ষিত তারা।

কারখানাতে সর্বমোট কতজন স্কিল কর্মী আছে তার মধ্যে ওয়ালমার্টের লাইনে কতজন স্কিল্ড ওয়ার্কার আছে তারা ডকুমেন্টেড লিস্ট অডিটরের সাবমিট করতে হবে। প্রোডাকশন এবং কোয়ালিটির সকলেই এই লিস্টের অন্তর্ভুক্ত থাকবে।

অডিটর এর কাছে একটা সামারি লিস্ট দিতে হবে যেখানে সর্বমোট দক্ষতা সম্পন্ন কর্মীদের মধ্যে ওয়ালমার্ট এর লাইনে ব্যবহৃত কয়জন কাটিং, সুইং, ফিনিশিং,  কোয়ালিটি  ইত্যাদি ডিপার্টমেন্টে কতজন আছে তার সংখ্যা ডকুমেন্টেড লিস্ট আকারের সাবমিট করতে হবে।

Multi Skilled operator quantity for every line. 

কারখানায় সর্বমোট কতজন এমন স্কিলড কর্মী আছে একই সাথে একাধিক অপারেশন করতে পারে। অর্থাৎ এমন সব কর্মীর সংখ্যা যারা একের অধিক কাজ দক্ষতার সাথে করতে পারেন

Process Start date for Walmart styles 

যে সকল প্রিয় এর ভিত্তিতে অডিট করা হচ্ছে সেই প্রিয় গুলোর মধ্যে ওয়ালমার্টের স্টাইল যখন শুরু হয়েছে সেটা কত তারিখে শুরু হয়েছে সেই তারিখ অডিটরকে প্রোভাইড করতে হবে

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন – ফ্যাক্টরী Production Plan

ওয়ালমার্টের স্টলগুলোর জন্য প্রোডাকশন প্লান সাবমিট করতে হবে। যদি কোন কারণে প্রোডাকশন প্লান পরিবর্তিত হয় কবে ফ্রিজ প্লান এবং প্রফেশনাল প্লান বা সংশোধিত প্রোডাকশন প্লান অডিটর সাবমিট করতে হবে।

প্রোডাকশন প্লান সাবমিট করার সময় এস এম বি বাদ দিতে হবে।

Total Pattern Masters are used for garments

ফ্যাক্টরি তে মোট কতজন প্যাটার্ন মাস্টার রয়েছে যারা কোম্পানির মোট যতগুলো কাটিং হয় তার জন্য প্যাটার্ন তৈরি করে দেয় সেই সংখ্যা অডিটর ওকে সাবমিট করতে হবে

Production Record’s ( Received / Input,  Production,  Output )

সবথেকে ইম্পোর্টেন্ট ডকুমেন্ট এটি। ওয়ালমার্টের যে প্রোডাকশন শুরু হয়েছে এর মধ্যে কমপক্ষে তাকে তিনটা জিনিস সাবমিট করতে হবে

• ইনপুট
• প্রোডাকশন
• আউটপুট

ইনপুটঃ

প্রোডাকশন করার জন্য কতটুকু ফেব্রিক গ্রহণ করা হয়েছে সেই তথ্য অডিটর এর কাছে সাবমিট করতে হবে।

প্রোডাকশনঃ

গ্রহণকৃত ফেব্রিক এর বিপরীতে কতটুকু ফেব্রিক কবে কাটা হয়েছে কতটুকু কবে কবে শুটিং করা হয়েছে কতটুকু ফিনিশিং হয়েছে কতটুকু কাটুন করা হয়েছে ইত্যাদি তথ্যগুলো অডিটর এর কাছে সাবমিট করতে হবে।

আউটপুটঃ

পারচেজ অর্ডার অনুযায়ী যতটুকু গার্মেন্টস পাঠানোর কথা ছিল সেই অনুপাতে কবে কোন তারিখে কতটুকু গার্মেন্টস শিপমেন্ট করা হয়েছে তার যেটা পরিচালক আছে সাবমিট করতে হবে।

একজন অডিটর প্রত্যেকটি এবং একই সাথে সেই যেটা বিপরীতে প্রস্তুতকৃত চালান গুলি এর মধ্যে মেনশন করত এক কেজি মিলিয়ে দেখবে কোথাও কোনো গড়মিল আছে কিনা তা যাচাই করার জন্য।

Weekly goal review meeting records

উইকলি গোল রিভিউ মিটিং  বা সাপ্তাহিক লক্ষ্য পর্যালোচনা সভা নিয়মিত করা হয় কিনা। যদি সাপ্তাহিক গোল মিটিং করা হয়ে থাকে তবে তার রেকর্ড অডিটরেরে কাছে পেশ করতে হবে। এই মিটিং এ সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের মধ্যে কে কে উপস্থিত আছে এবং উপস্থিত থাকলে তাদের স্বাক্ষর ইত্যাদি বিষয়গুলি ঠিকমত আছে কিনা সেই প্রমাণ যাচাই করবে।

মিটিং এর ডেট, মিটিং নোটস, ডকুমেন্টেশন ইত্যাদি বিষয়গুলি বিশেষ ভাবে খেয়ার রাখা প্রয়োজন।

Daily morning meeting records

প্রতিদিনের সকালে যে মর্নিং মিটিং হচ্ছে সেটার প্রমাণ স্বরূপ ডকুমেন্টেশন পেশ করতে হবে। এটা আলাদা রেকর্ড ও হতে পারে এবার ডেইলি রিপোর্ট এর মধ্যে সংযুক্ত করা কোন মিটিং ও হতে পারে।

মর্নিং মিটিং এ কয়েকটি বিষয় খেয়াল করবেন অডিটরঃ

• প্রতিদিনের মর্নিং মিটিং হচ্ছে কিনা
• মিটিং এ অপারেটর, সুপারভাইজার, লাইন কোয়ালিটি এবং লাইন মেকানিক উপস্থিত থাকছে কিনা ।
• উপস্থিত ব্যক্তিদের স্বাক্ষর।

এখানে উল্লেখ করার বিষয় হলো পার্সেচ অর্ডার অনুযায়ী যেদিন থেকে প্রোডাকশন ডেট দেখানো হয়েছে সেদিন থেকে যেকোন দিনের টা বা সাপ্তাহিক বা কোন মাসের পুরো ডকুমেন্ট দেখতে পারে অডিটর। এইজন্যে প্রতিদিনের মর্নিং মিটিং অবশ্যই করাতে হবে। সব থেকে ভাল হবে যদি কোয়ালিটি ডকুমেন্টের মধ্যেই মর্নিং মিটিং রেকর্ড টি সংযুক্ত থাকে যেখানে রিপোর্ট হয়ে গেলে পরের দিন সকালে কাজ শুরু করার আগে সেই ডকুমেন্টটি সবার সামনে রেখে এভিডেন্স হিসেবে আলোচনা করার পর সেখানে ততনিই রিপোর্টের মর্নিং মিটিং অংশের মধ্যে উপস্থিত ব্যক্তিদের মধ্যে থেকে টপ ডিফেক্ট এর অপারেটরদের স্বাক্ষর, সুপারভাইজার, কোয়ালিটি এবং মেকানিকদের স্বাক্ষর নেওয়া।

Quality Training Records 

কোয়ালিটিতে কাজ করে যতজন কর্মী আছে তাদের নিয়মিত স্কিল ডেভেলপমেন্ট এর ট্রেনিং রেকর্ড দেখাতে হবে।

ট্রেনিং রেকর্ডে দেখার বিষয়গুলি হচ্ছেঃ

• ট্রেনিং ক্যালেন্ডারঃ ট্রেনিং এর জন্য ট্রেনিং ক্যালেন্ডার ডকুমেন্টের সাথে সংযুক্ত থাকতে হবে। সর্বমোট কতটি ট্রেনিং করানো হবে এবং কোন ট্রেনিং কবে করানো হবে তার প্লান সংযুক্ত করতে হবে। ট্রেনিং ক্যালেন্ডার সিজন ১ এবং সিজন ২ এভাবেও রাখা যেতে পারে অথবা পুরো বছরের ট্রেনিং ক্যালেন্ডারও রাখা যেতে পারে। তবে ট্রেনিং ক্যালেন্ডার থাকতেই হবে।
• ট্রেনিং রেকর্ডঃ ট্রেনিং ক্যালেন্ডার অনুযায়ী ট্রেনিং রেকর্ড থাকতে হবে। হ্যাঁ ট্রেনিং প্লান অনুযায়ী ট্রেনিং একদিন দুইদিন কমবেশি হতে পারে তবে প্রতিটি টপিকের জন্য নির্ধারিত প্লান অনুযায়ী অবশ্যই ট্রেনিং রেকর্ড থাকতে হবে। যদি কোন কারণে ট্রেনিং করানো সম্ভব না হয় তবে পরবর্তী যেদিন সেই ট্রেনিং করানো হয়েছে সেটি মিটিং এর নোটে এটা সংযুক্ত করতে হবে যে কোন তারিখের বিপরীতে এই ট্রেনিং টা করানো হচ্ছে।

ট্রেনিং ক্যালেন্ডার অনুযায়ি ট্রেনিং রেকর্ড অডিটের সময় দেখাতে হবে। ক্যালেন্ডার এবং রেকর্ডের সামঞ্জস্যতা থাকতে হবে।

• ট্রেনিং করানোর ছবিঃ  ট্রেনিং যে করানো হয়েছে তার প্রমান স্বরুপ ছবি সংযুক্ত থাকতে হবে।
• ট্রেনিং এসেসমেন্টঃ প্রত্যেকটি ট্রেনিং রেকর্ডের সাথে ট্রেনিং পরবর্তি এসেসমেন্ট সংযুক্ত থাকতে হবে। এক্ষেত্রে যিনি ট্রেনিং করিয়েছেন তিনি নিজে এসেসমেন্ট করতে পারবেন না। ট্রেনিং পরবর্তী এসেসমেন্ট আরেকজনকে করতে হবে। এসেমেন্ট রেকর্ডটি ট্রেনিং এর রেকর্ডের সাথে সংযুক্ত করতে হবে।

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন- অতিরিক্ত নোটসঃ

প্রত্যেকটি ট্রেনিং এর বিপরীতে ট্রেনিং ক্যালেন্ডার, ট্রেনিং রেকর্ড, ট্রেনিং করারনোর ছবি , ট্রেনিং নোটস বা ট্রেনিং এর আলোচ্য বিষয় সম্পর্কীত নোট অথবা ট্রেনিং মডিউল এবং ট্রেনিং পরবর্তী ৭ দিনের মধ্যে ট্রেনিং এসেসমেন্ট থাকতে হবে। এটা যেকোন অডিটের সময় প্রয়োজন অডিটরকে দেখাতে হবে।

ট্রেনিং সম্পর্কীত একটা সামারী যেখানে মোট কতজন ট্রেনিং করাতে হবে তার সংখ্যা এবং কতজন ট্রেনিং করানো হয়েছে তার সংখ্যার সামারী থাকবে। পাশাপাশি কতজন পাস করে এবং কতজন ফেল করেছে ইত্যাদি বিষয়গুলি নিয়ে গ্রাফ আকারে সামারি পেশ করতে পারলে ভাল হয়।

একই সাথে যদি ট্রেনিং সংক্রান্ত কোন কম্পিউটার সফটকপি থাকে তাহলে তো ট্রেনিং এর বিষয়টা বায়ারের জন্য সোনায় সোহাগা হয়ে যায়।

এফসিসিএ অডিটের চেক লিস্ট বাংলা এবং ইংরেজিতে এক সাথে।

Raw materials records ( Fabrics & Trims accessories)  

ওয়ালমার্টের প্রোডাক্ট উৎপাদনের জন্য কতগুলো র ম্যাটেরিয়ালস ব্যবহার করা হচ্ছে তার রেকর্ড থাকতে হবে। এখানে দুটি বিষয় থাকতে হবে।

• ফেব্রিক র ম্যাটেরিয়ালস
• ট্রিমস এবং এক্সেসরিসজ র ম্যাটেরিয়ালস

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন- ফেব্রিক র ম্যাটেরিয়ালসঃ 

ওয়ালমার্ট প্রোডাক্টের জন্য যে র ম্যাটেরিয়ালস ব্যবহার করা হচ্ছে ইনহাউস রেকর্ড দেখাতে হবে। পার্চেস অর্ডার অনুযায়ী কতটুকু ফেব্রিক গ্রহণ করা হয়েছে সেই রেকর্ড অডিটরের কাছে দেখাতে হবে। এক্ষেত্রে ফেব্রিক রিসিভ এর কোয়ান্টিটির সাথে সাথে ফেব্রিক ইস্যু চালান কপিও দেখাতে হবে। অডিটর চালানের মধ্যে কতটূকু কোয়ান্টিটি আছে সেটা যাচাই করবেন।

ট্রিমস এবং এক্সেসরিজ ম্যাটেরিয়ালসঃ 

ট্রিমস এবং এক্সেসরিস ম্যাটেরিয়ালস এর ক্ষেত্রেও একই কথা প্রয়োজ্য। অর্ডার এর জন্য কতটুকু ট্রিমস এবং এক্সেসরিস  রিসিভ করা হয়েছে তার রেকর্ড চালান সহ অডিটরকে দেখাতে হবে।

এমনকি ওনারা যে এক্সেসরিসগুলো প্রোডাকশন ফ্লোরের দেওয়া হয়েছে সেগুলোর রিকোজিশনগুলোও চেক করে দেখবেন।

প্রতিটি স্টেজে সঠিক ভাবে ডকুমেন্টেশন করা হচ্ছে কিনা সেটা অডিটর যাচাই করবে।

Sewing End line 100% measurement reports check

সুইং অথবা প্রোডাকশন লাইনে ব্যবহৃত মেজারমেন্ট রিপোর্ট টি ভাল ভাবে চেক করে দেখবেন অডিটর। এক্ষেত্রে নিম্নের বিষয়গুলি অডিটর চেক করে দেখবেনঃ

• ওয়ালমার্ট অনুমোদিত মেজারমেন্ট স্পেক আছে কিনা
• ১০০% মেজারমেন্ট চেক করে কিনা
• রিপোর্ট ঠিক আছে কিনা
• রিপোর্টে মেজারমেন্টের টলারেন্স লিখা আছে কিনা
• যদি মেজারমেন্টের টলারেন্সের থেকে কম বেশি হয় তবে সেটা গোল মার্ক করে দেওয়া হয় কিনা
• মেজারমেন্ট না কি না।
• সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির স্বাক্ষর আছে কিনা।

100% critical measurement reports check

Wal-Mart এক্ষেত্রে ক্রিতিক্যাল পয়েন্ট কুড়ি শতাংশ মেজারমেন্ট করা হচ্ছে কিনা সেটা যাচাই করার জন্য মেডিকেল রিপোর্ট কি অডিটরকে দেখাতে হবে।

এক্ষেত্রে নিম্নোক্ত বিষয়গুলো বেশি গুরুত্ব দিতে হবে

• হান্ডেট পার্সেন্ট ক্রিতিক্যাল পয়েন্ট মেজারমেন্ট করা হয় কিনা
• প্রতি ঘন্টায় ক্রিতিক্যাল পয়েন্ট মেজারমেন্ট
• ওয়ালমার্ট প্রোডাক্ট এর ক্ষেত্রে যে সমস্ত পয়েন্ট ক্রিটিক্যাল তার প্রত্যেকটি মেজারমেন্ট করা হচ্ছে কিনা
• মেজারমেন্ট টলারেন্স আইডেন্টিফিকেশন টলারেন্স চিহ্নিত করা আছে কিনা
• মেজারমেন্ট টলারেন্স কম বেশি হলে সেই পয়েন্ট টেবল মার্ক করে দেওয়া আছে কিনা
• সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির স্বাক্ষর
• গার্মেন্ট মেজারমেন্ট পাস না  কিছু করার আছে কিনা

ওয়ালমার্ট প্রোডাক্ট এর ক্ষেত্রে যে কোন দিনে কোন মাসে এর মেজারমেন্ট এন্ড অডিটর দেখতে চাইতে পারেন।

Store fabric received, issue & balance  documents checked with challan &  summary report.

কারখানার স্টোরেজঃ এই ডকুমেন্টটি খুব গুরুত্বপূর্ণ।  স্টোর এর ক্ষেত্রে নিম্নোক্ত জিনিস গুলো দেখতে চায়।

• ফেব্রিক  রিসিভ ডকুমেন্ট ও চালান কপি
• ফেব্রিক ইস্যু ডকুমেন্ট ও চালান কপি
• ফেব্রিক ব্যালেন্স

ফেব্রিক  রিসিভ ডকুমেন্ট ও চালান কপি

কতটুকু ফেব্রিক টেক্সটাইল থেকে গ্রহণ করা হয়েছে তার চালান কপি PO অনুযায়ী ঠিক আছে কিনা সেই কোয়ান্টিটি মিলিয়ে অডিটর কে দেখাতে হবে।

ফেব্রিক ইস্যু ডকুমেন্ট ও চালান কপি

গ্রহণকৃত ফেব্রিক থেকে কতটুকু ফেব্রিক উৎপাদনের জন্য দেয়া হয়েছে সেগুলো রিকোজিশন এবং কোয়ান্টিটি অনুপাতে কেন্দ্রিক ডেলিভারি করার জন্য ডকুমেন্ট দেখাতে হবে

ফেব্রিক ব্যালেন্স

যতটুকু ফেব্রিক রিসিভ করা হয়েছে এবং এখান থেকে যত টুকু উৎপাদনের জন্য দেয়া হয়েছে

এই দুইটি অংশ কে বিয়োগ করলে যা অবশিষ্ট ফেব্রিক স্টোরে জমা থাকে সেটা হচ্ছে ফেব্রিক ব্যালেন্স।

ফেব্রিক রিসিভ ইস্যু এবং ব্যালান্স মিল থাকতে হবে।

সবকিছু ঠিক থাকলে একটা সামারি বানিয়ে সেখানে অথোরাইজেশন স্বাক্ষর করে অডিটর কে সাবমিট করতে হবে।

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন Floor Visit:

এই ধরনের অডিট এর ক্ষেত্রে ফ্লোর ভিজিটটা অনেক গুরুত্বপূর্ণ।

কারণ আগেই বলা হয়েছে এই ধরনের অডিট কেবল তখনি ব্যবহার করার প্রয়োজন দেখা যায়

যেখন ওয়ালমার্ট কোম্পানি কোন একটা প্রোডাক্টের ঠিকমত ডেলিভারি করার জন্য সংকিত থাকে সাপ্লাইয়ের কাছ থেকে।

তারা সাপ্লাইয়ের ক্যাপাসিটি, ক্যাপাবিলিটি এবং বাস্তবিকই ডকুমেন্টের সাথে যোগাযোগ আছে কিনা সেটা যাচাই করার জন্য এই ধরনের অডিট সম্পন্ন হয়ে থাকে।

তাই এক্ষেত্রে ফ্লোর ভিজিটের গুরুত্ব অনেকখানি।

ফ্লোর ভিজিটের ক্ষেত্রে অনেকগুলো বিষয় আছে তবে এখানে খুব সংক্ষিপ্ত আকারে কিছু পয়েন্ট উল্লেখ করছি।

হার্ড প্যাটার্ণ চেকঃ 

কাটিং সেকশনের মধ্যে ওয়ার্কিং প্লেসে হার্ড প্যাটার্ণ চাওয়া মাত্রই পাওয়া যাচ্ছে কিনা সেটাই আগে যাচাই করবেন।

হার্ড প্যাটার্ণ চাওয়া মাত্রই পাওয়া টা এক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ।

কাটিং এর ক্ষেত্রে হার্ড প্যাটার্ণ ঠিক আছে কিনা সেটা দেখবে। এই হার্ড প্যাটার্ণ অনুমোদিত ব্যক্তির  যাচাই কৃত কিনা সেটা দেখবে।

এবং পি এন্ড ডি থেকে যিনি হার্ড প্যাটার্ণ টি বানিয়েছেন তার নাম ও স্বাক্ষর আছে কিনা সেটা দেখবেন।

যদি কোন কারণে হার্ড প্যাটার্ণ সংশোধনির প্রয়োজন হয় তবে নতুন যে হার্ড প্যাটার্ণ তৈরী হবে

সেটার মধ্যেও একই রকমের অনুমোদিত থাকতে হবে।

Machines setup check as per layout plan লে-আউট অনুযায়ী মেশিন সেট আপ চেকঃ 

ওয়ালমার্ট এর জন্য যে লে আউট প্লান সাবমিট করা হয়েছে সেই প্লান অনুসারে লাইনে প্রকৃতপক্ষেই মেশিন সেট আপ করা হয়েছে কিনা সেটা চেক করে দেখবেন।

এটা একদম একটা একটা করে মেশিন লে আউটের সাথে মিলিয়ে দেখবেন অডিটর।

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন কোয়ালিটি ডকুমেন্ট চেকঃ 

ওয়ালমার্টের লাইনের মধ্যে যতগুলো কোয়ালিটি চেক পয়েন্ট আছে সেগুলোর প্রতি ঘন্টায় ঘন্টায় আপডেট করা হচ্ছে কিনা

সেটা দেখার পাশাপাশি সংশ্লিষ্ট লাইন কোয়ালিটি, মেকানিক এবং সুপারভাইজার প্রতি ঘন্টায় ঘন্টায় রিপোর্ট রিভিও এবং স্বাক্ষর করে কিনা সেটা চেক করবেন।

100% Critical key point measurement reports check & Ensuring all the key points are available in the reports as per Walmart style

১০০% ক্রিটিক্যাল মেজারমেন্ট রিপোর্ট চেকঃ 

ক্রিটিক্যাল কি পয়েন্ট মেজারমেন্ট রিপোর্ট চেক করে দেখবেন।

অন্যান্য বিষয়গুলির দেখা পাশাপাশি মেজারমেন্ট রিলারেন্স লিখা আছে কিনা এবং টলারেন্স থাকলে গোল মার্ক করা আছে কিনা দেখবেন।

প্রোডাকশন লাইনে ওয়ালমার্টের যে স্টাইল চলছে তার মধ্যে যে সমস্থ পয়েন্ট ক্রিটিক্যাল সেগুলো ১০০% মেজারমেন্ট করা হয় কিনা সেটা অডিটর ফ্লোর ভিজিট করার সময় চেক করবেন।

সুইং আউটপুট এবং ফিনিশিং আউটপুট কোয়ান্টিটি চেকঃ Finishing output quantity check with production 

সুইং এর যতটুকু ফেব্রিক উৎপাদন হলো সেই সংখ্যার সাথে ফিনিশিং এর কোয়ান্টিটির মিল আছে কিনা সেটা যাচাই করবেন।

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন Housekeeping check হাউসকিপিং চেকঃ

এটা সব থেকে জরুরী এবং নাম্বার ওয়ান রিকোয়ারমেন্ট। হাউস কিপিং ঠিক তো অধিকাংশ জিনিসই ঠিক। হাউসকিপিং জন্য প্রায়ই  অডিট স্কোর কাটা যায়।

FPRA অডিটের সময় অডিটর প্রোডাকশন ফ্লোরের হাউসকিপিং ঠিক আছে কিনা যাচাই করবেন।

ফিনিশ গো ডাউন এরিয়া চেকঃ Finished Godown area check.

ফিনিশ গো ডাউনের অডিটর নিম্নোক্ত বিষয়গুলি গুরুত্ব সহকারে দেখবেনঃ

• ওয়ালমার্টের প্রোডাক্ট কার্টন করার পর সেগুলো কোথায় রাখা হচ্ছে
• সেগুলোর মধ্যে আদ্রতা / মোল্ড ধরার সম্ভাবনা আছে কিনা
• দেয়াল থেকে কতটা দূরে
• কার্টন রাখার হাউট কতটুকু আছে
• কার্টন এর নিচে প্লেট আছে কিনা
• কার্টন রাখার প্লেট এর হাইট কতটুকু
• জানালা গুলির অবস্থা কেমন
• আইসলেস মার্ক ঢেকে গেছে কিনা ইত্যাদি বিষয়গুলি সেটা যাচাই করবে।

Is the fabric received challan copy available in the workstation during the fabric inspection

ফেব্রিক ইন্সপেকশন করার সময় ফেব্রিক চালান গুলো কি ওয়ার্কিং প্লেসে পাওয়া যায় কিনা সেটা অডিটর যাচাই করবেন।

Industrial dehumidifier machines was not running 

কারখানাতে ইন্ডাস্ট্রিয়াল ডিহিউমিডিফায়ার মেশিন (Industrial dehumidifier machine)  সব সময় চালু আছে কিনা সেটা যাচাই করবেন।

এর মধ্যে মেশিন সার্ভিসিং নিয়মিত আপডেট করা হচ্ছে কিনা সেটাও চেক করবেন।

এটার রিকোয়ারমেন্ট হচ্ছে এটার আশে পাশে কোন গার্মেন্টস থাকতে পারবে না।

এবং এই মেশিনটা সব সময় চালু থাকতে হবে। মেশিন সার্ভিসিং এবং প্রিভেন্টিভ মেশিন সার্ভিসিং ঠিকমত আপডেট করতে হবে।

প্রিন্টিং এবং এমব্রয়ডারি কি কারখানার অন্তর্ভুক্তঃ 

ওয়ালমার্ট প্রোডাক্টের জন্য যে প্রিন্টিং এবং এমব্রোয়ডারি ব্যবহার করার প্রয়োজন হয়

সেটা কি ফ্যাক্টরির অন্তর্ভুক্ত নাকি বহিরাগত অন্য কোন ফ্যাক্টরী থেকে নেওয়া হয়।

পিএণ্ডডি কি কারখানার অন্তর্ভুক্ত কিনা? 

কারখানার প্যাটার্ণ এবং ডিজাইন ডিপার্টমেন্ট কি কারখানার অন্তর্ভুক্ত কিনা। যদি না থাকে তবে অডিটর  অডিট রিপোর্টে এই বিষয়টি নোট রাখে।

প্রোডাক্ট রেডিনেস ভ্যালিডেশন সমাপ্তি সভাঃ Closing Meeting

অডিট (৩ দিনের অডিট) সমাপ্ত হলে সকল ডিপার্টমেন্টের দায়িত্বপ্রাধান দের নিয়ে একটা ক্লোজিং মিটিং করা হবে।

এখানে এই ৩ দিনে বিভিন্ন বিষয়গুলির যাচাই বাছাই করার পর যে সমস্থ ফাইন্ডিংস বা সমস্যা পাওয়া গেল বা যে দিকগুলো এখনো ঠিক ঠাক নেই বা যে বিষয়গুলির এখনো উন্নতি প্রয়োজন  সেগুলো সবার সাথে শেয়ার করবেন।

ক্লোজিং মিটিং এ কারো কোন জিজ্ঞাসা থাকলে বলতে বলবেন এবং সব প্রসিডিউর শেষ হলে ক্লোজিং মিটিং শেষ হবে।

গার্মেন্টস সিএনসিএম বা নন কনফর্মিং সম্পর্কে সবকিছু

প্রডাকশন ম্যানেজারের কাজ গুলি বা পিএম এর জেডি জেনে নিন।